Organisation d’événements
Domaines d'intervention
Foires et salons spécialisés, expositions diverses
Forums d'affaires et rencontres internationales de partenariat
Conférences, congrès, séminaires, réunions statutaires, ateliers
Soirées culturelles, inaugurales, récréatives, de gala
Lancement de produits, journées de promotion, journées portes ouvertes, visites d'entreprises
Activités périphériques : soirées privées, réceptions, cocktails, excursions...
Tandem Africa Events vous propose une gamme complète de services pour la préparation, la mise en œuvre et le suivi de vos évènements. Ces services sont modulables en fonction de vos besoins :
Préparation de l'événement
Mission exploratoire sur le site pour la définition précise des besoins, rédaction de termes de références et de cahiers de charges, élaboration de plans de travail et de budgets détaillés.
Préparation de la documentation et communication visuelle
Conception et réalisation des documents promotionnels et de travail (plans d’exposition, brochure, plaquette/programme, catalogue, enseignes de stands, invitations, affiches, signalétique, badges, dossiers, kakémonos, banderoles, CD-ROM, clés USB, site Internet, présentations vidéo et informatiques…)
Conception de l'identité visuelle de l'événement, logo et charte graphique pour tous les documents.
Stratégie de communication et de promotion de l'événement, couverture média :
Se reporter au volet " Communication ".
Aménagement du site de l'événement et des espaces,
équipements techniques
Identification et location du site le plus approprié à la taille et à l'image de l’événement : fonctionnel, spacieux, convivial, esthétique, facile d'accès. Négociations de tarifs préférentiels. Aménagement et décoration d'espaces d'exposition, de stands, de salles de réunion, d'espaces de rencontres inter-entreprises… Mise à disposition de services traiteur pour pauses café, restauration rapide, cocktails ...
Mise à disposition de moyens techniques et de communication : sonorisation, interprétation simultanée, couverture audiovisuelle, équipements informatiques et de reprographie, installation de lignes téléphoniques, fax et internet dédicacées à l'événement.
Gestion des participants
Identification et sélection des participants, mailings ciblés, suivi téléphonique et par e-mail, gestion des invitations et de l'enregistrement des participants.
Transport, hébergement et restauration des participants
Organisation des voyages aériens et du transport terrestre : réservation des billets d'avion à des tarifs préférentiels, confirmation des réservations avec feuille de route personnalisée, envois de billets pre-paid, routing et confirmation des vols de retour.
Organisation du transport local à l'arrivée, au départ et pendant l'événement (transport individuel ou groupé, transferts en autobus / voiture, véhicule VIP)
Sélection d'hôtels et négociations de tarifs préférentiels pour l'hébergement, la restauration et la réservation de salles et équipements de conférences.
Accueil des participants - sécurité - protocole
Mise en place d’un service d'accueil avec hôtesses et hôtes multilingues à l'aéroport, à l'enregistrement et pendant toute la durée de l'événement.
Organisation des services de sécurité et de protocole, mise au point de programmes de loisirs et culturels en marge de l'événement.
Gestion informatique, secrétariat et administration
Mise à disposition des systèmes et services informatiques spécialisés : réseau, inscription online, gestion de bases de données, logiciels d'organisation informatique des rendez-vous entre participants (B to B), production de badges, de listes et de statistiques ;
Mise en place d'un secrétariat avant et pendant l'événement, gestion administrative et financière : équipement et personnel adéquat.
Suivi et évaluation
Organisation de la phase de suivi de l'événement et de l'évaluation de l’organisation.
Images
